对账前准备四类记录
- 最终使用的合同或报价版本；
- 每笔已付款的金额、时间和对应节点；
- 已确认的增项、减项和补单；
- 验收、修复、抵扣和还没处理完的事项。
怎样核对
先从原确认金额开始，把双方确认过的增项加上、减项扣除，再核对已经生效的抵扣，得到调整后的应付总额。最后减去已收款，才是当前待付金额。
每一项都要能找到对应的报价、变更记录、付款凭证或验收记录。聊天里提过但没有确认生效的数字，不直接放进最终对账。
发现差异怎么办
先标出是哪一项的数量、单价、付款记录或完成状态不一致。双方对同一份记录逐项核对，比反复翻整段聊天更快。